Granskning av inköp och upphandling

Syfte och granskningsfrågor

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig styrning och kontroll av kommunkoncernens upphandlings- och inköpsprocesser.

Granskningen har avsett att besvara följande revisionsfrågor:

• Har kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning i förberedelse till upphandling, genomförande av upphandling samt avtalsefterlevnad?
• Har kommunstyrelsen tillsett att det bedrivs ett systematiskt arbete för att identifiera eventuella risker eller brister i inköps- och upphandlingsprocessen?
• Har kommunstyrelsen säkerställt att upphandlingar och inköp genomförs på ett effektivt, ändamålsenligt och lagenligt sätt och att avtalsefterlevnaden är god?
• Har kommunstyrelsen säkerställt att kommunens tjänstepersoner tar del av tillräcklig information och genomgår utbildning för att säkerställa lagefterlevnad?
• Utvärderar kommunstyrelsen inköps- och upphandlingsprocessen regelbundet för att säkerställa dess effektivitet?

Granskningen är avgränsad till inköp genomförda under de senaste tolv månaderna (upphandlingar och avtal kan vara ingångna tidigare).

Bedömning

Vår samlade bedömning utifrån granskningens syfte är att kommunstyrelsen endast delvis har en ändamålsenlig styrning och kontroll av kommunkoncernens upphandlings- och inköpsprocesser.

Vår bedömning grundar sig på att upphandlingsprocessen endast delvis är utformad så att den säkerställer en tydlig och dokumenterad styrning och organisering. Visserligen finns en grundläggande inköpsstrategi, men kommunstyrelsen har inte antagit styrande dokument som tydliggör denna. Vi kan även konstatera att nämnderna har skilda sätt att förhålla sig till vad som gäller för delegation av inköp.

Vidare bedöms kommunstyrelsen endast delvis ha omhändertagit de risker som generellt finns inom området, framför allt gäller detta riskerna för otillåtna direktupphandlingar och bristande avtalsefterlevnad. Registeranalys och stickprovskontrollerna visar vidare på att det finns risker för förekomst att otillåtna direktupphandlingar, bristande dokumentering samt bristande avtalsefterlevnad.

Kommunen bedöms i allt väsentligt ha en ändamålsenlig information och utbildning inom området. Information finns tillgänglig på kommunens intranät samtidigt som medarbetare har fri tillgång till webbaserade utbildningar inom området. Dessa bör dock vara obligatoriska för de tjänstepersoner som får göra inköp.

Slutligen konstaterar vi att kommunstyrelsen inte får en systematisk och dokumenterad uppföljning av upphandlings- och inköpsprocesserna.

Rekommendationer

Utifrån våra iakttagelser och bedömningar rekommenderas kommunstyrelsen att:

• Anta styrande dokument som tydliggör kommunfullmäktiges inköpsstrategi.
• Tillse ett kommungemensamt förhållningssätt med liknande skrivelser gällande delegation inom upphandling och inköp.
• Stärka den interna kontrollen av upphandlingar och inköp, exempelvis vad gäller otillåtna direktupphandlingar, dokumentation av direktupphandlingar samt avtalsefterlevnad.
• Regelbundet följa upp kommunens inköp och upphandling i förhållande till regelverket, exempelvis genom en strukturerad och regelbunden skriftlig rapport.

Texten här ovanför är en sammanfattning. Beställ hela dokumentet

Om du vill kan du beställa hela dokumentet från sundsvalls.kommun@sundsvall.se. Då måste du ange diarienummer: KS-2026-00339

Ange hur du vill ha dokumentet:

1. som pdf via e-post. Det är kostnadsfritt men tyvärr kan vi inte skicka den som tillgänglighetsanpassad pdf.
2. utskriven och skickad med vanlig post. Om det är fler än 50 sidor tillkommer en avgift på minst 100 kronor, enligt beslut i kommunfullmäktige 2016.